Tankkarte für Logistik Unternehmen
Welche Vorteile hat die Tankkarte für Logistikunternehmen
Besonders im Unternehmen führen die Servicekarten zum Tanken daher zu einer gewissen Kontrolle, um die eigenen Abläufe in der Logistik überblicken zu können und sich auf den Firmenwagen zu beschränken. Die Karte lässt hierbei kaum Spielraum für Betrug und bietet daher deutlich mehr Sicherheit als die klassische Abbuchung per Einzelrechnung. Durch eine digitale Überprüfbarkeit wird schnell deutlich, in welchem Takt getankt wurde, sodass diese Zusammenhänge stimmig werden.
Auch die Bezahlung auf Rechnung sorgt für eine gewisse Flexibilität, um alle Tankvorgänge durchdacht und sicher zu gestalten. Meist erfolgt die Bezahlung an die Kartenstellen hierbei monatlich, sodass der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen selbst nicht zu hoch werden muss. In Kombination mit einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen lassen sich die vorhandenen Belege somit effektiv prüfen, um alle Strukturen der Fahrzeugbetankung im Blick zu behalten.
Kostensparen mit der Tankkarte
- Ihre Mitarbeiter tanken vollkommen Bargeldlos
- Weitere Serviceleistungen lassen sich mit der Karte verbinden
- Mehr Sicherheit durch integrierte PIN-Codes
- Kostenlose Bereitstellung der Tankstellenkarte
- Stetige Kontrolle des betrieblichen Tankvorgangs
Akzeptanzstellen in Europa
Es gibt 100.000 Tankstellen die die DKV Tankkarten akzeotieren. Die Jat-Tankkarte wird nur an deutschen Tankstellen akzeptiert
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Digitales Belegmanagement
Der offensichtlichste Vorteil einer Tankkarte ist die Vereinfachung der Buchhaltung: Die MitarbeiterInnen müssen keine Belege mehr nachträglich einreichen und vorab aus eigener Tasche bezahlen. Stattdessen können sie online direkt über das jeweilige Portal einsehen, welche Transaktionen — mitsamt Betrag und Gegenstand des Kaufs — sie getätigt haben. Je nach Tankkartenanbieter werden diese Daten etwas anders dargestellt. Diese Statistiken und Abrechnungen lassen sich in der Regel nach gesamten Kraftstoffverbrauch und zurückgelegten Kilometern auswerten und anschließend an das Finanzamt zum Steuererlass weiterleiten — eine weitere buchhalterische Erleichterung.
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Fazit
Vor allem, wenn viele MitarbeiterInnen Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben, sind Tankkarten für Firmen die beliebteste Lösung. Für das Tanken mit einer Tankkarte, sprechen viele Vorteile: Über die Tankkarten kann direkt an den Tankstellen bezahlt werden, dadurch entfällt die Belegsammlung auf Personalseite. Zusätzlich bieten viele Tankkartenanbieter Rabatte für ihre Mitglieder. Der Kauf kann stets bestimmten MitarbeiterInnen zugeordnet werden. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird außerdem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde.
Bei Bedarf können bei Flotten-Tankkarten regionale Einschränkungen gemacht werden – so ist es den Nutzern der Tankkarte nur erlaubt, an bestimmten Filialen zu bezahlen. Wer überregional oder international tätig ist, sollte einen entsprechenden Vertrag mit breit aufgestellten Unternehmen abschließen. Dabei ist darauf zu achten, dass diese möglichst weit verbreitet sind.
Manche Tankkartenanbieter im Ausland integrieren sogar die Bezahlung von Mautgebühren in ihre Karten. Was ebenfalls finanziell ins Gewicht fällt ist, dass die meisten Tankstellen Rabatte für die Nutzer von Tankkarten anbieten. Gerade bei großen Fuhrparks können die Vergünstigungen bei Tankkarten für Firmen groß sein. Hier lohnt sich der direkte Tankkartenvergleich.
FAQ
Die Firmentankkarten sind oftmals gebührenfrei nutzbar. Auch Pflichtige Abnahmemengen gibt es bei Tankstellenkarten für Unternehmen mehrheitlich nicht.
Eine Tankkarte für Firmen wird zumeist wie eine Art Bankkarte hinsichtlich der Nutzung eingesetzt. Die Sicherung der Firmentankkarten erfolgt zumeist über eine Pinnummer. Somit wird Sicherheit bei Verlust oder Missbrauch einer Tankkarte für Firmen gewährleistet.
Empfehlenswert ist es, eine Tankkarte für Firmen pro Fahrzeug oder auch pro Fahrer zu nutzen.
Der Leistungsumfang, wie Waren oder Mautgebühren, kann bei der Tankkarte Gewerbe entsprechend festgelegt und freigeschaltet werden.
- Abrechenbarkeit und Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern ohne mühsame Belegsammlung.
- Vereinfachung der Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Die Rechnung der Tankkarte wird direkt mit korrektem Mehrwertsteuerausweis an den Steuerberater weitergegeben.
- Verbesserte Kontrolle über Treibstoffverbrauch. Viele Karten bieten auch die Möglichkeit, beim Tanken den Kilometerstand mit anzugeben.
- Bei Fahrzeugflotte und wechselnden Fahrern entfällt die Gefahr, dass versehentlich der falsche Kraftstoff getankt wird, da man mit der Karte auch die Art des zu tankenden Kraftstoffes festlegen kann.
- Auslagepflicht von Mitarbeitern entfällt, da über die Karte direkt mit dem Unternehmen abgerechnet werden kann.
- Bargeld muss nicht bereitgehalten werden, wenn unterwegs getankt wird.
- Darüber hinaus locken die Anbieter mit weiteren Vorteilen wie Rabatten und anderen Vergünstigungen.
Es ist hilfreich, sich vor der Auswahl einer Karte folgende Fragen zu stellen:
- In welchen regionalen Bereich soll die Tankkarte eingesetzt werden: In einem begrenzten Umkreis von wenigen 100 Kilometern, in ganz Deutschland oder grenzüberschreitend?
- Soll die Karte an einen Anbieter und dessen Tankstellennetz binden oder sollen unbedingt mehrere Anbieter angefahren werden können?
Wenn es um einen Anbieter geht, wie groß ist die Zahl der möglichen Stationen zum Tanken? - Sind diese für die eigenen Bedürfnisse regional gut verteilt?
- Werden umfangreiche Personalisierungsmöglichkeiten wie in einem großen Unternehmen benötigt oder reicht die Basis-Tankkartenfunktion (zum Beispiel für privat) aus? Will also beispielsweise der Unternehmer darüber bestimmen, welchen Kraftstoff die Mitarbeiter tanken, wie oft sie tanken, eine Kilometerstandsfunktion integrieren, die Wahl der zu kaufenden Artikel auswählen und einiges mehr?
- Wird Wert darauf gelegt, dass die Karte gebührenfrei ist und bleibt?
- Soll die Karte den Kauf von weiteren Artikeln und Dienstleistungen neben Treibstoff erlauben?
- Ist eine Karte auf Guthabenbasis ausreichend oder ist eine Kreditierungsfunktion sinnvoll?
- Welche Rabatte und Zusatzleistungen sind individuell besonders attraktiv (Rabatt auf Treibstoff, Pannendienst, Mehrwertsteuererstattung bei Grenzübertritt und andere).
- Wird die Karte nur für eine begrenzte Zeit benötigt (zum Beispiel verstärkt Dienstreisen) oder soll sie auf längere Zeit hin einsetzbar sein?
Die Integration der Tankkarte Gewerbe in die Fuhrparksoftware ist empfehlenswert. So können Sammelabrechnungen der Firmentankkarten entsprechend sofort zugeordnet werden. Auch lassen sich hierdurch alle Daten der Tankkarte Gewerbe sehr leicht für die Steuererklärung aufbereiten.
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