Eine Tankkarte ersetzt die Bezahlung von Kraftstoffen für mit Bargeld. Die Flottenkarten für Firma funktionieren ähnlich wie Kreditkarten, sind jedoch auf die Bezahlung von Kraftstoffen und in Einzelfällen auf einige weitere Bezahlfunktionen beschränkt. Ob die Flottenkarte Fahrzeugbezogen oder personenbezogen ist, entscheidet jede Firma je nach Handhabung selbst. Nach dem Betanken von Fahrzeugen aus dem Fuhrpark bezahlen die Mitarbeiter mit der Tankkarte anstatt mit Bargeld. Kraftstoffe wie Benzin oder Diesel und gegebenenfalls auch weitere Kosten wie z. B. Mautgebühren können mit der Tankkarte bezahlt werden.

Bargeld- & Beleglos tanken

Die Nutzung von Bargeld und das Sammeln von Belegen entfällt dabei gänzlich, da die Tankkarten-Abrechnungen automatisch online einsehbar sind. Die Tankbelege werden elektronisch verarbeitet. Das ermöglicht eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens und einen aktuellen Überblick über die Ausgaben.
Die Geschäftsleitung oder Fuhrparkmanager können ein Limit festlegen, wie viel und welche Art von Kraftstoff mit der Tankkarte getankt werden darf. Dadurch wird nicht nur Tankbetrug vorgebeugt – die Geschäftsleitung erhalt auch einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch des Fuhrparks.